Exemples de travaux pratiques à faire avec Word

 

 1-un carnet d'adresses

       Pour noter ses adresses, il est possible de procéder de façon traditionnelle en les écrivant sur un carnet mais de plus en plus l'usage de carnets électroniques se développe. Ces formules ont leurs limites tenant notamment  à leur volume, aux difficultés de mise à jour…..   Une solution simple est de noter les adresses sur un tableau à imprimer : c'est facile à faire et à mettre à jour et surtout ça prend peu de place. En effet, sur une seule feuille A4, imprimée recto-verso, on peut y mettre jusqu'à une centaine d'adresses.

            Remarque : tenir son carnet d'adresses sur un tableau Excel est encore plus facile à faire, à mettre à jour, à modifier, à trier…….

2- Rédiger un menu,  des cartes de visite, une invitation  pour un anniversaire, un faire-part ou envoyer des vœux...

            Jadis , on s'adressait à un imprimeur mais aujourd'hui la plupart de ces documents sont réalisés sur un simple ordinateur et un traitement de textes. Les personnes plus qualifiées utilisent des logiciels plus adaptés, comme Publisher, mais ce n'est pas indispensable puisqu'avec Word on peut faire du bon travail.

Les principales difficultés ne  tiennent pas à la rédaction mais plutôt à la conception d'un document beau et attrayant. Il s'agit donc de choisir une belle police de caractères, mettre de la couleur, illustrer par un dessin, une image ou une photo et utiliser un beau papier.

Il faut tenir compte de l'épaisseur maximum du papier qu'accepte l'imprimante. Le papier normal pèse 80g au m² , 100 g est déjà un joli papier mais pour une invitation ou une carte de visite, il vaut mieux avoir davantage.  Attention: l'imprimante accepte le apier jusqu'ç un certain poids.

Une autre difficulté est que si l'imprimante n'accepte que le format A4, ce qui est le cas général des imprimantes personnelles, il faudra  prévoir de faire du pliage et/ou du découpage.

Troisième difficulté, il faudra imprimer les documents recto-verso manuellement car la plupart des imprimantes personnelles ne le font pas automatiquement

 
Exemple simple en utilisant une feuille 4A imprimée en portait  et à  plier en 2 : elle aura donc 4 pages

1ère feuille (pages 4 et 1)

 

 

 

 

Université du Val de            Charmy

Reconnue d'utilité publique en 1902

   

 Secrétariat : permanence tous les mercredis matins de 9 heures à 12 heures à la Mairie

 avenue du Champdru  79256 L'Ecuelle

téléphone 09 15 35 78 58

adresse internet  université-populaire@orange.com

site internet http:// www.lesaines..orange.fr

2ème feuille (pages 2 et 3)

Objectifs de l'association populaire

du Val de Charmy

L'objectif de l'association est de permettre à tous d'améliorer sa culture générale pour mieux comprendre le monde d'hier et d'aujourd'hui. Elle s'adresse principalement aux personnes inactives et aux retraités.

Programme des conférences de l'année

2009-2010

à la salle de la Mairie de 15 à 17 heures

- 15 octobre :Histoire de l'Islam

- 18 novembre :  Vercingétorix et les Gaulois

- 16 décembre : la Vallée d'Aoste

- 15 janvier : que fait un percepteur?

- 28 février : l'agriculture de montagne

- 10 mars : les OGN                 

- 15 avril : vieillir en bonne santé

- 25 au 28 mai : voyage à Paris

3-Imprimer des enveloppes  et  des étiquettes   avec Publipostage  (Word 2000)

 

NB : la commande "enveloppes et étiquettes " ne permet d'imprimer qu'une enveloppe ou qu'une adresse.

 

Il faut d'abord disposer du fichier des adresses à utiliser. Ce fichier peut provenir de diverses sources : la meilleure est d'utiliser un tableau Excel ... Au besoin, ce fichier devra être retouché pour qu'il n'y figure que les adresses qui seront à utiliser (donc en faire une copie et  trier les adresses à retenir ou effacer celles à exclure….)

Mettre le titre des colonnes en gras pour permettre à l'ordinateur de se rendre compte que ce n'est pas une adresse. Enregistrer ce fichier.

 

Le fichier des adresses à utiliser sera ensuite à mettre en forme pour que l'ordinateur constitue le fichier à imprimer et pour cela il faudra lui donner les instructions sur les éléments de l'adresse à retenir et comment les disposer sur les enveloppes.

1ère étape:   ouvrir Word /  nouveau document (on obtient une page blanche qui sera le document principal destiné à recevoir l'adresse mise en forme pour l'impression) et cliquer sur Outils/publipostage/  créer/  puis choix enveloppes, puis page active (c'est la page sur laquelle on va inscrire les adresses à imprimer).

2ème étape  : rechercher le fichier des adresses à utiliser, procédure :

Ouvrir Source données/ouvrir la source de données/obtenir les données/ouvrir la source de données,     en la cherchant à l'aide de la fenêtre de l'explorateur qui s'est ouverte.

Ensuite, répondre à la question "préparer le document principal" en indiquant le format de l'enveloppe en le choisissant dans la liste proposée et les polices de caractères à utiliser. Eventuellement, prévoir l'adresse de l'expéditeur.

3ème étape  : mettre en forme l'adresse telle qu'elle figurera sur l'enveloppe : sur la fenêtre qui s'est ouverte en validant l'opération précédente, cliquer sur "insérer champ de fusion" et choisir l'ordre et la position de chaque élément sur l'enveloppe. Au fur et à mesure de leur choix, ils s'inscriront dans l'emplacement prévu sur la fenêtre. Par exemple, on peut obtenir la présentation suivante:

titre (c'est à dire M. ou Mme .... )

nom prénom (laisser un espace entre les deux pour que les deux mots ne soient pas accolés) 

adresse (c'est à dire numéro et nom de la voie ou lieu-dit)

code postal ville (laisser un espace entre les deux pour que les deux mots ne soient pas accolés)

puis OK

             

4ème étape       établir le fichier définitif qui servira à l'impression. Suite à l'opérationn précédente, cliquer sur "fusionner", choisir "nouveau document" et "tous". Puis valider par Fusionner; on obtient alors le fichier définitif avec l'image de chaque enveloppe. On peut alors directement imprimer sur les enveloppes (attention à  bien les placer dans le bac de l'imprimante, faire un essai) ou enregistrer ce fichier pour imprimer plus tard et éventuellement faire des modifications.

 

NB : des renseignements complémentaires peuvent être obtenus sur l'aide de Word (rubrique"création et impression d'enveloppes" puis "imprimer des enveloppes en fusionnant une liste d'adresses").

 

NB : la commande "options de requête" figurant sur la fenêtre "fusionner vers" ne permet de travailler que sur les champs sélectionnés, par exemple pour classer les enveloppes sur le code postal.

 

Exemples de travail à faire

Relancer les adhérents d'une association qui n'ont pas payé la cotisation annuelle :

Si la date de réception de la cotisation est indiquée sur le fichier des adhérents tenu sur Excel, il suffira de trier sur la colonne concernée pour retenir les adhérents pour laquelle la colonne est vide, puis de faire une copie de ce fichier qui sera à utiliser pour faire le publipostage. 

 De la même façon , si  on veut envoyer du courier aux adhérents, on pourra faire un tri pour distinguer les couples à qui on n'envoie qu'un seul courrier et  ceux qui ont une adresse internet à qui on enverra un message électronique , ce qui suppose que cette information soit introduite dans une colonne du fichier.

Observations : la même procédure, mutatis mutandis,  peut être utilisée pour imprimer des étiquettes à coller sur les enveloppes si cette formule est jugée préférable, bien que plus onéreuse.  (cout des étiquettes, gaspillage par le fait que toute planche commencée ne peut être utilisée),  temps nécessaire au collage ...Mais en sens contraire, il faut faire attention à choisir des enveloppes dont le format est reconnu par l'imprimante et bien placer les enveloppes .

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Procédure sur Word 2003 ou 2007 : la procédure est équivalente sous réserve de la modification éventuelle du vocabulaire 

On peut observer que l'impression directe des adresses sur les enveloppes permet d'économiser le coût des étiquettes et le travail de collage  mais bien sûr il faut utiliser un format normalisé qu'accepte l'imprimante et positionner correctement les enveloppes dans le magasin d'alimentation du papier.

4-Créer et diffuser un bulletin d'association

            Diffuser un bulletin est une formule qu'utilisent la plupart des associations car elle a des avantages évidents :

-         Tous les adhérents sont au courant de  ce qui se passe dans l'association notamment ceux qui  ne participent pas régulièrement à toutes les activités. La conséquence est que  le lien est maintenu avec tous, dès lors ils sont plus enclins à  renouveler leur adhésion.

-         Un bulletin permet plus facilement de conserver l'historique des informations diffusées

-         c'est une formule bien moins coûteuse en temps et en argent que l'envoi de courriers à répétition  sur l'organisation de telle ou telle activité…

     -         Le coût sera encore réduit si la diffusion se fait par la messagerie internet et elle sera bien plus rapide. Cet intérêt sera décuplé si, parallèlement, on utilise la messagerie pour les relations entre les adhérents, notamment pour le fonctionnement  du Conseil d'administration..

Un bulletin n'est jamais qu'un document réalisé avec un traitement de textes. Le plus simple est donc d'utiliser Word  dont sont équipés la plupart des internautes et ceux qui ne l'ont pas peuvent lire les documents en téléchargeant gratuitement une "visionneuse" (il s'agit d'un extrait du logiciel qui ne pernet que de lire, on le trouve facilement en posant la question sur un site de recherche sur internet, par exemple question sur google  "visionneuse word") .

Dès lors que l'on maitrise le traitement de texte, la rédaction ne présente pas de difficultés  majeures. Les difficultés  apparaissent lorsqu'on veut améliorer la présentation du document : introduire des photos, faire des colonnes…

PS: Des associations diffusent leur bulletin en langage PDF ce qui permet  de lire le document sur n'importe quel ordinateur avec le logiciel "acrobat reader" . Ce logiciel est gratuit, il peut être téléchargé et installé sans difficulté particulière mais dans un premier temps, on peut ignorer ce point  qui fait l'objet d'un autre sujet dans la  présente page du site.

 
Les conseils que l'on peut donner sont notamment :

      -    s'entrainer en commençant par faire simple, 
-         bien étudier le contenu du bulletin, la périodicité et les modalités de diffusion 
-         limiter le volume en utilisant bien l'espace surtout si ce bulletin est destiné à être imprimé par le destinataire ou pour les adhérents non dotés d'un ordinateur
-        faire très attention au poids total du message, notamment ne pas abuser des photos et réduire leur poids au format html  (72 dpi, ce qui sera sans conséquence pour qui se contentera de lire à l'écran mais les photos seront moins nettes si on imprime le document,  tout en restant acceptable pour un bulletin d'information)
-         éviter tout perfectionnisme excessif , tout ce qui peut gêner ou compliquer :  texte ou note en haut ou bas de page, renvois…ou utilisation d'un logiciel peu connu. Ces précautions permettent, en outre, de confier la réalisation du bulletin à tout adhérent capable de faire du courrier électronique et donc ne pas être lié à un spécialiste. De plus, il y a un aspect éducatif à ne pas négliger lorsque l'association est composé de personnes pas toujours très à l'aise avec l'informatique.
-   utliser les astuces figurant dans le présent site : elles permettent de résoudre tous les problèmes concernant la préparation, la confection et l'envoi d'un bulletin d'association.

 Modalités pratiques à mettre en oeuvre pour la confection et la diffusion d'un bulletin d'association

-         collecter les informations, séparément le texte et les images au format html

-         sélectionner les  documents à publier dans le bulletin à  préparer

-         constituer un dossier de travail par numéro de bulletin avec un premier sous-dossier pour les textes  à publier (avec un nom de fichier distinct pour chaque texte),  un deuxième sous-dossier pour les images (un nom pour chaque image)  et un 3ème sous-dossier pour y mettre le projet de bulletin

-         redimensionner chacune des photos à la taille voulue et vérifier que le poids est de 72 dpi, éventuellement , recadrer les photos pour retirer des parties inutiles.

-         introduire dans le 3ème sous-dossier les textes à publier dans l'ordre voulu, par copie des textes originaux  (en provenance du sous dossier "textes") et collage spécial "texte sans mise en forme"

-         reprendre chaque texte pour le corriger  (fautes…), améliorer sa compréhension le cas échéant…(faire la vérification orthographique…)

-         faire la mise en forme du texte : titres, alignement à droite au autrement…NB : attention à choisir une police de caractères à la fois lisible et agréable à l'œil mais économe en  place

-         introduire les images là où on veut les mettre, ajuster la taille aux dimensions voulues  (fonction insertion/images/à partir du fichier/ puis sélectionner la photo ;  ensuite bien positionner la photo à l'endroit voulu, la réduite ou l'agrandir en " tirant sur les coins" , pour cela elle doit être sélectionnée par  un simple clic gauche  (pour plus de détails, voir l'astuce insérer une image dans un texte)

-         revoir la mise en page du bulletin pour éviter les pages non pleines ou des sauts de pages à des endroits non appropriés

-         insérer la numérotation des pages

-         soumettre le projet à la personne autorisée à "donner le bon à tirer", puis corrections éventuelles

-         diffusion selon les dispositions arrêtées par l'association

 
Exemple : voir le Bulletin de l'UMAS "le trait d'union"  (en cours de réalisation)

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