Les bases d'EXCEL                 

1-Présentation  : C'est quoi, Excel ?

Excel est très utilisé pour faire des calculs, surtout des tableaux, et des graphiques.
C'est un tableur créé par la société Microsoft. Il a été conçu sous forme de cellules qui sont repérées par une adresse définie par ses coordonnées : ordonnée et abscisse (hauteur et largeur)
Les ordonnées, c'est à dire les lignes, sont identifiées par un nombre  (1, 2 …. jusqu'au maximum de plusieurs milliers)
Les abscisses, c'est à dire les colonnes, sont identifiés par des lettres (A, B…..Z puis AA…). Le maximum est de 256 colonnes
Une cellule est toujours repérée par deux symboles : un nombre et une lettre. Exemple : cellule B5 : colonne B, 5ème ligne). La lettre permet de repérer une cellule verticalement.
Le nombre permet de repérer une cellule horizontalement.
Lorsque vous êtes dans une cellule, ses coordonnées (par exemple, B5) se colorient en orange ou apparaissent en gras dans les barres (en haut et à gauche).


Un document Excel est appelé classeur.
Chaque classeur possède trois feuilles de calcul à la base, un peu comme des onglets ; on peut les voir en bas à gauche du classeur. On peut rajouter des feuilles, renommer les feuilles, associer des feuilles entre elles de façon que les données modifiées dans une feuille soient automatiquement modifiées dans une autre.

On peut faire des opérations et des tableaux dans Word mais c'est beaucoup plus facile et avec bien plus de possibilités avec Excel, surtout qu'il y a des automatismes dans Excel  permettant par exemple de modifier automatiquement un résultat si on change des données dans une ou plusieurs cellules. Par exemple, pour faire un simple tableau présentant l'adresse et les coordonnées d'amis ou de relations, il est plus simple d'utiliser Excel que Word, en particulier parce qu'il y  plus de souplesse dans la composition du tableau et dans les mises à jour. Si la liste est longue, Excel permet facilement de trier dans un ordre particulier : nom, ville de résidence, numéro de téléphone … (par exemple, pour rechercher si tel numéro de téléphone appartient à une personne figurant dans la liste).
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2-Faire des opérations

En ouvrant  Excel, on obtient une page blanche où sont dessinées  des lignes et des colonnes

 Si par exemple,  on sélectionne (par un clic droit) la cellule A1, qu'on y écrit 18 ,   puis validation de l'enregistrement par la touche Entrée ou l’une des flèches droite ou bas ; la touche droite fait passer à la cellule B1, la flèche bas fait passer comme la touche Entrée à la cellule A2,  on obtient une première donnée. On peut faire de même avec la  cellule A2 en écrivant 19.
On a donc 2 données avec lesquelles on pourra faire des opérations.

Principe pour faire une opération :  il faut d'abord dire à l'ordinateur
-    qu'on veut faire une opération  
-    quel type d'opérations on veut faire, c'est à dire qu'elle est la fonction  ( addition, soustraction, multiplication, division, moyenne….) :
-    puis avec quelles cellules on veut faire l'opération
-    et où on veut mettre le résultat

selon la forme suivante :   =Fonction(cellule1, signe de l'opération;cellule2)

-où le signe = indique que l'on veut faire une opération
-où le mot Fonction est remplacé par  "somme" si on veut faire une addition, une soustraction, une multiplication ou une division,
- où le signe de l'opération est + pour addition, -pour soustraction, * pour multiplication, / pour division NB : Pour les opérations simples, il n’est pas nécessaire de mettre Fonction après le signe =


3- Exemple d'opération : faire une addition (A1 + A2 à mettre dans la cellule A3)
Dans la celluleA3: on écrit " =somme(A1+A2) puis touche entrée, on obtient le résultat 37
Pour aller plus vite, au lieu d'écrire les coordonnées des cellules, on peut cliquer dessus A1 faire + puis clic sur A2 et entrée.


.NB : il n'est pas nécessaire que les cellules soient contiguës pour faire ces calculs. Quand les données à additionner sont contiguës dans la même colonne ou la même ligne, il existe une solution rapide pour faire une addition : sélectionner toutes les données y compris la cellule qui suit immédiatement puis pour y mettre le résultat et appuyer sur l'icône Σ  (lettre grecque sigma).
Un autre raccourci existe lorsqu'il s'agit de faire une addition. Si je veux faire la somme des cellules allant de A1 à A10, je ne vais pas marquer A1 + A2+... mais je vais marquer :  =somme(A1:A10).
Toutes ces formules fonctionnent aussi bien horizontalement que verticalement.


4-Tableaux :
Création d'un tableau simple : chiffre d'affaires de différents produits par mois


janvier février mars avril
pantalons 1000 890 1250
vestes 2500 1200 2200
chaussures 800 750 1200



 On peut compléter ce tableau en faisant le total des ventes de chaque mois avec le montant de chacun des produits. On peut aussi calculer le pourcentage d'évolution, faire la différence avec  le budget ou avec les ventes de l"année précédente….
Quand on ajoutera les résultats du mois d'avril, les totaux seront modifiés automatiquement.

Dans les tableaux, on peut aussi faire plus rapidement des calculs en reproduisant des formules en utilisant la "poignée de recopie"  (voir la procédure dans l'aide du logiciel).
 

5-Améliorations de la présentation d'un tableau
( bordures, couleur,  police …)
on peut améliorer le tableau en lui mettant des bordures. Pour ceci sélectionner les cellules voulues avec la souris, puis cliquer sur l'icône "bordures" et utiliser les différentes possibilités offertes y compris la suppression des bordures existantes.

On peut aussi améliorer le tableau en coloriant le fond des cellules . Pour cela il suffit de choisir les cellules voulues et d'activer l'icône "couleur"  (identifiée par un pot de peinture).
 On peut aussi changer la police et la couleur des caractères, agrandir ou élargir les colonnes, faire des graphiques, définir le nombre de décimales….. (voir la commande format)


6- Multiplier une série d'informations par un coefficient fixe (appellé référence absolue).
Il est  possible de bloquer une cellule par exemple pour multiplier les éléments d'une colonne par un multiplicateur fixe . Par exemple, je veux estimer le volume de mes dépenses de l'année en cours en appliquant à chaque poste des dépenses de l'année précédente l'indice d'évolution des prix estimé .

Pour cela, il suffit d'utiliser la touche "dollar", par exemple si le coefficient fixe est situé dans la cellule D1, on l'indiquera par §D§1…. Ceci s’appelle une référence absolue ; quand on tape dans une cellule (B1 par ex) : =A1*D1, on appuie sur la touche F4 ; la formule devient : =A1*§D§1 et à l’appui de la touche Entrée le résultat A1*D1 apparait dans la case B1 ; il suffit ensuite de tirer sur le petit carré situé en bas à droite de B1 jusqu’à la case B3 pour qu’apparaisse automatiquement les résultats suivants : dans la case B2 : A2*D1 et dans la case B3 : A3*D1 ; si on se place sur la cellule B2, on voit dans la ligne au dessus des étiquettes de colonnes (A,B,C …) la formule : =A2*§D§1


7- trier des données     On peut trier les données, par exemple, en les présentant par ordre croissant ou décroissant…
Pour ceci , voir la commande données/trier

8 – faire un graphique : actionner l'icône 'assistant graphique"


9- Utiliser l'aide   Dans ce court exposé, il n'est pas possible de décrire toutes les possibilités d'Excel. C'est pourquoi, il est conseillé :
-    de se reporter à l'aide du logiciel
-    d'explorer le détail des commandes de la barre de tâches,
-    de se  reporter à un tutoriel que l'on peut trouver en utilisant un moteur de recherche, par exemple en utilisant les mots clés "tutoriel excel".
-    et bien sûr, il faut pratiquer beaucoup en faisant des essais.


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