Mieux utiliser sa messagerie

source:  L. Peillex-Delphes

1-Comment être sûr que le courriel que vous avez envoyé a bien été reçu par son destinataire ?
Malheureusement, on ne peut pas en être sûr à 100 %. Les logiciels de messagerie, comme Outlook Express ou WindowsLive Mail, proposent une option "Demander une confirmation de lecture", disponible à la création du courriel dans le menu Outils:. Elle est censée jouer le rôle d'envoi avec accusé de réception. Bonne idée, sauf que l'envoi de l'accusé à l'expéditeur est laissé au bon vouloir du destinataire du courriel. S'il ne le veut pas, impossible de savoir s'il l'a lu. En revanche, vous serez prévenu si l'adresse est erronée.
Il existe des services d'envoi de courriels en recommandé, généralement payants. Ils fonctionnent tous sur un principe identique : le destinataire est averti de la réception d'un message. Il doit se connecter à un site Web pour en prendre connaissance. C'est la connexion qui prouve qu'il a bien reçu le courrier électronique.

2-Comment cacher les adresses des destinataires d'un courriel ?
 Lors de l'envoi d'un courriel à plusieurs destinataires qui ne se connaissent pas, il est de rigueur de masquer leurs adresses pour des raisons de confidentialité. Tout se joue au moment de rédiger le message. Il ne faut pas taper les adresses dans la zone A: habituelle, ni même dans CC: réservée aux personnes en copie. Si vous voulez rendre invisibles les adresses, c'est obligatoirement dans l'espace CCI: qu'il faut les placer.
Toujours dans un souci de discrétion, quand vous transférez un courriel, veillez à effacer les adresses des premiers destinataires qui apparaissent toujours dans le corps du message.

3-Quelle est la différence entre un logiciel de messagerie et un webmail ?

Pour lire et écrire des courriels, on peut utiliser un logiciel de messagerie, comme Windows Live Mail ou Thunderbird,  installé sur votre ordinateur. Il se charge de récupérer et d'expédier les mails. Dans ce cas, les messages reçus sont stockés sur le disque dur de l'ordinateur. Avec un webmail, c'est différent. Pas besoin de logiciel installé sur le PC, le navigateur Web suffit. On se connecte au site portail de son fournisseur d'accès à Internet ou à un site spécialisé tel que GMail, à partir duquel on peut envoyer et lire les courriels. Aucun message n'est rapatrié sur le disque dur. Les courriels (et les contacts) restent disponibles à partir de n'importe quel ordinateur relié à Internet. Mais en contrepartie, on doit être connecté à internet chaque fois que l'on veut lire ou écrire un message.
De plus en plus, les fournisseurs d'adresses électroniques permettent de récupérer les courriels par l'intermédiaire d'un logiciel, tout en offrant un accès aux messages en webmail sur leur site.

4-Que désignent les expressions « serveur Pop » et « serveur SMTP » ?

L'envoi, l'acheminement et la réception des courriels sont assurés par des serveurs de messagerie électronique (de gros ordinateurs reliés à Internet). Les serveurs Pop et SMTP sont bien connus des utilisateurs de logiciels comme Outlook Express et Windows Live Mail.
Le serveur Pop récupère les messages reçus à une adresse. Il est lié au fournisseur de boîtes aux lettres électroniques (Bal). L'adresse d'un serveur Pop est donc de la forme « pop.ma-bal.fr ».
Le serveur SMTP s'occupe, lui, d'acheminer les courriers envoyés. Il dépend du FAI qui permet de se connecter au moment de l'envoi. Il a une adresse du type « smtp.mon-fai.fr ».
Comme de plus en plus de personnes utilisent à la fois un logiciel pour récupérer les courriels sur leur ordinateur personnel et le webmail pour les consulter de n'importe quel ordinateur, les serveurs Pop sont remplacés petit à petit par des serveurs Imap. Ces derniers permettent de récupérer les messages sur un PC tout en les laissant sur le serveur de messagerie, on peut ainsi les consulter également par webmail.

5-Pour tchater en ligne, faut-il installer un logiciel de messagerie instantanée ?

Comme on le fait pour le courrier électronique, on peut utiliser les services de messagerie instantanée par le biais de logiciels spécialisés comme Windows Live Messenger, Yahoo! Messenger et Google Talk.
Mais installer un tel logiciel n'est pas obligatoire. Ces services sont également disponibles directement sur le Web, sur des sites qui en proposent des versions souvent très limitées. Windows Live Messenger peut être consulté sur le site http://webmessenger.msn.com. Pour utiliser Yahoo! Messenger, vous pouvez vous connecter sur http://webmessenger.yahoo.com. Google Talk est, quant à lui, disponible par défaut dans le service de webmail GMail (http://mail.google.com).
 
Quelques sites regroupent dans une même interface la plupart des messageries instantanées. Vous pouvez ainsi discuter avec tous vos contacts Yahoo!, MSN, Google Talk et AIM, en même temps, sur le site Meebo.
 
6-Est-ce que je risque de recevoir un virus par messagerie instantanée ?

La messagerie instantanée est malheureusement un vecteur important de propagation des virus. Heureusement, l'infection est assez facile à déjouer : les virus ne sont pas diffusés automatiquement par la messagerie, mais sont contenus dans des fichiers joints à un message, ou bien s'installent à l'ouverture d'un lien contenu dans un message. N'acceptez donc jamais de fichiers d'une personne inconnue...
Attention toutefois, pour se diffuser, les virus utilisent souvent la liste de contacts de l'ordinateur infecté. Vous pouvez donc tout à fait recevoir un message porteur d'un virus d'un de vos vrais contacts, sans d'ailleurs que celui-ci ne soit conscient de vous l'avoir envoyé.
Les logiciels de messagerie instantanée évolués comportent des mécanismes de blocage automatique des fichiers ou liens suspicieux. Il est important de toujours mettre à jour ces logiciels pour bénéficier de la meilleure défense possible.
 
7-Est-il obligatoire de posséder une adresse électronique Microsoft pour utiliser MSN ?
Non, il n'est plus nécessaire de disposer d'une adresse de courrier spécifique pour bénéficier des services Live de Microsoft, dont MSN Messenger (désormais appelé Windows Live Messenger). Par exemple, une adresse de courrier électronique Gmail peut servir d'identifiant. Il suffit de le préciser lors de l'inscription. Rendez-vous à l'adresse http://login.live.com. Cliquez sur le lien Ouvrir un compte et à la question Avez-vous une adresse de messagerie ?, répondez Oui, je souhaite utiliser mon adresse de messagerie actuelle avant d'appuyer sur Confirmer et de continuer l'inscription.
 
8-Peut-on éviter de recevoir des courriers indésirables ?

On ne peut pas empêcher le courrier polluant, appelé spam, mais il est tout à fait possible de  limiter le nombre de ces messages qui sont souvent de la publicité. Les responsables des services de courrier électronique filtrent déjà massivement le courrier reçu. Un deuxième filtrage est effectué par la plupart des logiciels de messagerie, qui mettent le courrier indésirable dans un dossier spécial. Malgré tout, les spammeurs redoublent d'ingéniosité pour parvenir à s'incruster  dans votre boîte de réception. Il faut régulièrement supprimer ces spams mais après avoir vérifié qu'il n'y a pas un vrai message qui vous concerne.
 
Si on ne peut pas totalement l'éviter, on peut réduire considérablement le volume des spams en obéissant impérativement à trois règles simples :

-il ne faut, tout d'abord, jamais répondre à un message provenant visiblement d'un spammeur. Si vous répondez, même pour demander avec insistance de ne plus recevoir de spams, vous ne ferez que confirmer que quelqu'un lit bien les messages envoyés à cette adresse.

-ensuite, ne laissez jamais votre adresse de courrier électronique usuelle sur le Web... Si vous souhaitez effectuer des achats en ligne, si vous vous inscrivez sur des sites de jeux, etc., mieux vaut utiliser une seconde adresse de courrier électronique, que vous aurez créé sur un webmail gratuit et que vous dédierez uniquement à cet usage. Si vous rencontrez des problèmes avec cette adresse, il sera facile d'en changer.

- lorsqu'un site avec lequel vous êtes en relation, y compris votre FAI (fournisseurs d'accès) et qu'il vous propose de recevoir des offres publicitaires de ses sites partenaires, il est préférable de refuser.
 

 9-Quelques conseils pour éviter la propagation des virus  par la diminution du nombre d'adresses et de messages en circulation

        
- ne retransmettez un message reçu qu'après avoir effacé l'adresse de tous les destinataires et des  copies qu'il comporte, sauf si vous estimez que cette information sera utile aux personnes à qui vous retransmettez.

 - lorsque vous envoyez un même message à  plusieurs personnes, il est préférable de constituer un groupe si l'envoi est répétitif. Dans le cas contraire, faites attention à bien utiliser correctement les cases A,  Cc et Cci. Avec le choix Cci (copie carbone invisible) les destinataires ne savent pas qui sont les autres destinataires du message mais il le sauront avec la case Cc. Le cas échéant, on peut indiquer dans le message lui-même à qui il est adressé, si l'on veut que les destinataires sachent qui sont les autres destinataires. 

- dans la ligne  "objet", enlevez toutes abréviations telles que «FW» ou «Réf» ou «Rép» ou autres, mais par contre, vous pouvez renommer l'objet si vous le voulez pour qu'il soit plus compréhensible par le destinataire. 

- Si un message vous invite à ajouter vos nom et adresse à une pétition destinée à défendre telle ou telle idée,  examinez bien l'objet et les conséquences car cette formule revient à faire circuler des noms et des adresses et d'ouvrir grande la porte à des spammeurs. Si vous désirez vraiment défendre cette pétition, vous pouvez faire une lettre personnelle à son initiateur, si du moins il a donné une adresse postale, ou directement à l'organisme auquel elle est destinée, elle aura plus de poids qu'une liste de noms qui peuvent  être inventés de toutes pièces et non vérifiables.

 - Si un message vous demande de faire suivre le message à 10 ou 15 personnes et ainsi il vous arrivera  un bienfait : détruisez sans regret le message.

 - Si un message, ressemblant au courrier que vous envoie votre banque vous disant, par exemple, que "par suite d'un incident technique  des données ont été perdues et  vous devez redonner vos coordonnées personnelles":  supprimer immédiatement le message. Dans le doute téléphoner à votre banque  (ce type de fraude s'appelle "fishing"). Surtout ne pas répondre.

 - Si vous recevez un message d'alerte concernant  un virus quelconque, vous expliquant des choses que vous  comprenez mal, méfiez-vous, ne faites rien. Si vous connaissez l'émetteur, vous pouvez le contacter, sinon détruisez le message. Evitez de transmettre  de fausses alertes ou faites-le après vérification.

 - Concernant les pièces jointes : n'y mettez que des documents de travail ou des photos, jamais de logiciels. Car ces documents, dont le nom de fichier se termine par "exe",  sont les plus vulnérables aux virus. En outre, cette façon d'envoyer des logiciels les rend  presque toujours "non installables", il est préférable de prêter le CD d'origine ou plus simplement de donner la référence permettant de télécharger le logiciel à partir d'internet.

 - Si vous pensez qu'un message reçu est douteux, vous pouvez consulter un site officiel qui vous renseignera : http://www.hoaxbuster.com/



10- Peut-on avoir plusieurs adresses? Comment les gérer avec outlook express?                       

Remarques préliminaires

-on peut ouvrir plusieurs comptes chez son Fournisseur d'accès à Internet (FAI)
-on peut ouvrir des comptes chez plusieurs FAI.
-on peut ouvrir plusieurs adresses chez le même FAI.
-à chaque compte correspond une boîte aux lettres.
-on peut gérer, sur son propre ordinateur, tous ses comptes, c'est à dire recevoir la  totalité de ses  messages,  quels que soient le ou les FAI. 

 Comment paramétrer Outlook Express pour gérer plusieurs abonnements et plusieurs adresses?

-ouvrir Outlook express et cliquer sur Outils,
-dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionner Comptes, puis cliquer sur le bouton Ajouter, puis sur Courrier 
-afficher l'onglet Avancé pour activer l'assistant de création d'un compte
-renseigner les différents champs (avec les éléments donnés par le FAI) et validez.

Votre compte est créé. Dans la fenêtre Comptes, vous pouvez alors paramétrer les préférences, de ce nouveau compte, en cliquant sur Propriétés et, en examinant successivement le contenu de chaque onglet.
 

Création et gestion des messages  : Désormais, lorsque vous voudrez créer un nouveau message  ou lorsque vous cliquerez sur Envoyer et recevoir, Outlook Express vous demandera de choisir une adresse.  Il existe, selon les versions du logiciel, plusieurs présentations. Par exemple, pour une création, il faut ouvrir le menu déroulant de la rubrique "de" et choisir l'adresse avec laquelle on veut créer le message. 

 
Observation : La plupart des fournisseurs d'accès offrent la possibilité, avec un seul abonnement, d'ouvrir plusieurs adresses en ouvrant des "identités" secondaires, (5 chez Orange) . Pour ouvrir une adresse supplémentaire, se reporter aux indications données par le FAI, généralement à la rubrique Assistance.

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NB : cet article a été rédigé  avec éléments tirés notamment du site de 01 informatique que le lecteur est invité à consulter