Quelques solutions ou astuces pour le traitement de texte Word

                         NB : les textes ci-après ont été écrits avec la version 2003 de Word. Les mêmes fonctions existent sur Word 2007 mais elles sont certes classées autrement.
Sommaire

Créer un tableau dans un document Word
Corriger un texte Word en laissant apparaitre les corrections. Réviser un document.
Enregistrer automatiquement et périodiquement ses données
Imprimer plusieurs documents en une seule fois
Disposer un texte en colonnes
Faire un calcul dans un texte Word
Visualiser plusieurs documents simultanément
Récupérer du texte sans mise en forme
Trouver un tutoriel
Comment saisir un exposant
Imprimer le  nom et le chemin d'accès des fichiers
Quelques raccourcis utiles 

 Utilisation d'un logiciel de reconnaissance de caractères pour tranformer une image en texte exploitable par Word
 ( OCR)
                 
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Créer un tableau dans un document Word

1- Créer le tableau
  : Dans le menu , cliquer sur Tableau/insérer/Tableau,  puis choisir le nombre de colonnes et le nombre de lignes (on pourra toujours ensuite modifier pour insérer de nouvelles colonnes et (ou) de nouvelles lignes ou en supprimer.On peut aussi pour un petit tableau cliquer sur l'icône située en dessous du menu Tableau et sélectionner à la souris (clic gauche enfoncé et maintenu) le  nombre de lignes et colonnes (maxi 4 x 5)

2- Dimensions des colonnes et des lignes    Si on ouvre le menu Tableau/Propriétés du tableau  et si le curseur est dans une colonne ou une ligne quelconque du tableau, une fenêtre s'ouvre avec 4 menus:
- le sous-menu Tableau vous permet de disposer le tableau à votre gré par rapport au texte,
- le sous-menu Ligne vous permet de régler la hauteur des lignes (à condition de cocher la case «Préciser la hauteur »),
- le sous-menu Colonne vous permet de régler la largeur de chaque colonne individuellement mais n'ajuste pas la largeur de la colonne restante à la largeur de la page (ce qui peut être un inconvénient si vous ne voulez pas de texte sur le coté du tableau.) (La largeur de page se règle dans le menu Fichier/Mise en page sous-menu Format de papier).Vous avez intérêt, dès l'insertion de votre tableau, à aller dans le menu Affichage/Barre d'outils et à cocher Image et Tableaux et Bordures;   vous verrez apparaître deux petites fenêtres d'icônes; en passant le curseur "de la souris sur une icône, son utilité s'affiche.

3-Fractionner une cellule ou fusionner plusieurs cellules Vous êtes dans une cellule ou vous avez sélectionné avec la souris plusieurs  cellules, vous pouvez les fractionner en plusieurs lignes ou ( et) plusieurs colonnes soit à l'aide du menu Tableau/Fractionner les cellules     ou bien les fusionner en une seule avec le menu Tableau/Fusionner les cellules soit avec la barre d'outils Tableau et bordures où vous avez deux icônes pour fractionner ou fusionner.

4-Insérer une image  dans un  Tableau Même procédure que celle décrite pour l'insertion dans un texte Word

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Corriger un texte Word en laissant apparaître les corrections apportées au document 

La méthode de suivi des modifications est surtout utilisée pour apporter des propositions de corrections à un projet de document.
Le nom d’un fichier comporte trois parties :
- Son nom, choisi arbitrairement par son auteur, situé avant le point ;
- Un point et,
- Son extension, située après le point, constituée en général de trois caractères. C’est l’extension qui indique le format d’un fichier.
La méthode exposée ici s’applique aux fichiers ayant l’extension "doc".
Conditions d’application d’une correction  : vous recevez un message dans lequel on vous demande d'y apporter vos modifications (ajouts ou suppressions). L’emploi de la couleur permettra à votre interlocuteur de voir très précisément vos corrections. Il poura les accepter ou les refuser.
Exemple : On vous demande de corriger le texte suivant, il s’agit d’un proverbe arabe.
Texte initial : Si tu arrive à vaincre ton ennemi, grassie-le car la grâce que tu lui accorderas sera la marque de ta supériorité supériorité
Méthode:
-  Dans Word, allez dans le menu Outils et   Cliquez sur Suivi des modifications
-  Dans la fenêtre Afficher les modifications, cliquez sur Signaler les  modifications lors de l’édition
-  Cliquez sur options et faites votre choix dans la fenêtre Modifications
- Terminez par OK
Quand vous aurez terminé les modifications, n’oubliez pas de décocher Signaler les modifications lors de l’édition dans la fenêtre  Afficher les modifications
Résultat : Le texte sélectionné a la couleur que vous avez choisie.
Application :Texte corrigé  : Si tu arrives à vaincre ton ennemi, gracie-le car la grâce que tu lui accorderas sera la marque de ta supériorité.
Et en faisant apparaitre les corrections, ce sera "
Si tu arrives à vaincre ton ennemi, grasscie-le car la grâce que tu lui accorderas sera la marque de ta supériorité supériorité.
Il est recommandé de renvoyer le texte corrigé en pièce jointe.

Réviser un texte Word   C'est une formule qui complète bien la correction, dont il est question ci-desssus, en ce sens que cette fonction permet d'ajouter des commentaires dans un volet appelé "révision".

Comment utiliser le volet révision ?
-Le volet de révision est une zone hors du document qui permet d’écrire des commentaires à propos du document ou de faire des annotations complémentaires. C’est un peu le "post-it virtuel", un outil très pratique.
-Dans Word, les icônes du volet de révision ne sont pas toujours affichées par défaut, cela dépend des versions du logiciel. Pour les faire apparaître, cliquez sur Affichage, puis Barre d’outils et choisissez Révision. La barre d’outils Révision s’ajoute aux autres en haut du document.
- Cliquez ensuite  dans votre texte à l’endroit où vous voulez mettre un commentaire,  puis écrivez votre commentaire dans le volet qui s'est ouvert au bas de l'écran..
- à l'endroit où vous avez introduit le commentaire, une référence apparait
-lorsqu'on passe la souris sur cette référence le texte du commentaire apparait dans une bulle ainsi que le nom de son émetteur
 

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Word :   Enregistrer automatiquement et périodiquement ses données
 
Quand on modifie un fichier, quel que soit le logiciel utilisé,  il est fortement conseillé de sauvegarder très souvent ses modifications pour ne pas perdre les corrections ou les ajouts en cas de problème de fonctionnement du micro-ordinateur, notamment en cas de panne de courant. On peut également perdre des données par étourderie en agissant , par exemple, sur une commande de suppression. A la limite, on peut perdre le travail de toute une journée.Heureusement, on peut enregistrer automatiquement et périodiquement ses données selon une périodicité que l'on choisit soi-même.

Méthode   :  Dans le menu principal de Word,
- aller dans outils,
- choisir options
- puis enregistrement    (ou  " ctrl+ s"  ).
Parmi les options de la fenêtre ouverte cochez :  Enregistrer les infos de récupération automatique toutes les..........Puis précisez l'intervalle de temps, exprimé en minutes, entre deux enregistrements.
Remarques: En bas de l'écran, une petite icône, en forme de livre, est le témoin de l'enregistrement automatique. En cas d'incident, on ne perd que les modifications intervenues depuis le dernier enregistrement. Si on a choisi, par exemple,  une période de 3 minutes, les données perdues, sont au maximum, celles qui ont été traitées pendant les trois dernières minutes.Le choix de la période d'enregistrement est donc en rapport avec la perte de données que l'on tolère.Choisir une période courte ne ralentit pas Word.

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 Word : Imprimer plusieurs documents en une seule fois
 

Pour imprimer un document dans Word, on le sélectionne puis on lance la commande Imprimer.
Pour Imprimer plusieurs documents situés dans un même dossier, en lançant une seule fois la commande "imprimer", il faut commencer par sélectionner tous les documents du groupe  (dans l'explorateur). Pour effectuer cette sélection multiple, on maintient enfoncée la touche Ctrl, puis on clique sur le nom de tous les documents à imprimer.  Les documents sélectionnés apparaissent en surbrillance.Ensuite, on lance la commande imprimer.
Remarques: Le groupe de  documents à imprimer doit être situé dans le même dossier.En général, il n'est pas nécessaire d'attendre la fin de l'impression pour passer à d'autres tâches.On peut fermer le ou les dossiers du groupe sélectionné, s'ils sont ouverts.Mais, si on arrête son ordinateur avant la fin de l'impression, ce qui n'aura pas été imprimé ne le sera pas.
La méthode est valable aussi pour les documents d'Excel.

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Disposer un texte en colonnes

Pour égayer un document assez long, et le rendre plus attrayant, il est possible de disposer le texte en colonnes comme dans les journaux. Word permet en quelques clics d'effectuer cette opération .

Méthode :  sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en colonnes, puis déroulez le menu Format et cliquez sur Colonnes.  (ou icône correspondant)
Dans la nouvelle fenêtre qui apparaît à l'écran, sélectionnez le nombre de colonnes que vous souhaitez, par exemple Trois, puis le cas échéant modifiez la présentation puis cliquez sur le bouton OK.

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Faire un calcul dans un texte Word

Si vous possédez un document Word, comportant un tableau avec des valeurs numériques, inutile d'aller chercher votre calculatrice pour effectuer des calculs (total, moyenne, etc), Word peut le faire automatiquement à votre place.

Méthode de principe: Ouvrez votre document Word et placez le curseur de la souris dans la cellule du tableau qui comportera le résultat que vous cherchez.

 Déroulez alors le menu Tableau puis cliquez sur Formule.

 Une nouvelle fenêtre apparaît alors. Saisissez la formule du résultat que vous souhaitez obtenir,).

Mode opératoire : aller dans l'aide du logiciel et poser la question "faire un calcul"  (ou similaire)

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Visualiser plusieurs documents en même temps

Il est parfois pratique de pouvoir visualiser en même temps deux documents. On peut ouvrir les 2 documents puis manuellement les redimensionner pour qu'ils soient visibles tous les deux à l'écran. Mais on peut  demander à Word de le faire automatiquement.

Méthode :  ouvrir les 2 documents à visualiser simultanément, puis cliquez sur le menu Fenêtre, puis sur la commande Réorganiser l'écran. Les documents se partagent alors équitablement l'écran.

Bien entendu, la lisibilité du texte sera fonction de la taille de l'écran de l'ordinateur

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Récupérer du texte sans mise en forme

Lorsque vous trouvez une information intéressante sur une page Web, vous la copiez certainement dans un document Word. Or ce texte conserve souvent les attributs de la page originale : couleur, police, tabulation ce qui peut poser des problèmes de mise en page,  ceci tout particulièrement lorsque ce document sera copié dans un logiciel de création de sites internet dont les possibilités de mise en forme sont souvent limitées. C'est le même problème si le document a été scanné en partant d'un livre ou d'une revue.

Pour récupérer uniquement le texte brut sans la mise en forme, il suffit de le sélectionnez puis avec le menu Edition de faire un collage spécial "sans mise en forme" sur un nouveau document Word.

 Méthode :

-ouvrir le document, sélectionner la partie à reproduire, puis Copier dans le presse-papiers (touche édition /Copier, ou raccourci Contrôle C  ou icône Copier)

- ouvrir une nouvelle page Word et y coller le texte par la  touche édition/collage spécial/sans mise en forme

- le texte brut est alors disponible.

NB : Sous Word 2003, on peut utiliser le collage spécial en  cliquant sur la balise qui apparaît sous le texte collé et en sélectionnant Conserver le texte seulement.

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 Word  : trouver un tutoriel  


 Un tutoriel permet de résoudre une grande partie des problèmes rencontrés dans l'utilisation de Word.

A - Tutoriels en Français
1 ) - Informations  affichées sur le site http://www.memoclic.com/data/word/index.php
Les qualités  de ce site sont::
-    Approche de perfectionnement pour dactylos : par exemple l'utilisation de feuilles de style
-   Explication intéressante des paramétrages et macros de Word
-   Montre très bien les capacités exceptionnelles des traitements de texte modernes

Les petits défauts :
-    Esthétique perfectible
-    Découragerait quelque peu un débutant par l'ampleur des sujets dont il ne ressent pas l'utilité, mais, comme on dit, qui peut le plus peut le moins

2 ) – Documents à télécharger    (au format pdf )
Aller à : http://www.steph-net.com/
Sélectionner Ressources puis cliquer sur l'icône Word
Télécharger les :
Fiches mémo Les documents
Fiches mémo formats et révisions
Fiches mémo prise en main de Word 2003
Elles sont remarquables.

B - Tutoriels en Anglais
http://www.baycongroup.com/wlesson2.htm#short
-   la méthode d'apprentissage est progressive avec des copies d'écran
-   l'utilisation de la souris et des raccourcis clavier équivalents est clairement exposé
-   l'esthétique du site est agréable
-   tous les sujets essentiels sont traités
-  par l'index (page d'accueil) on peut trouver rapidement une explication lorsqu'un problème se présente
Certes,  il faut pouvoir lire l'anglais, mais les mots utilisés ne sont pas très compliqués.
Remarque : Vous trouverez des exercices sur :http://www.cathyastuce.com/word/exercices
http://www.pcastuces.com/newsletter/adj/archives.htm

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Word 2003   Comment saisir un exposant ?

 Démarrer/Programmes/Accessoires/Outils système/Tables des caractères
Word permet de saisir les exposants : 0, 2 ,3, 1/4, ½, 3/4
Exemple pour  saisir l'exposant 2 :
Utiliser la première touche, de la première ligne du clavier, celle qui affiche horizontalement,dans l'ordre, les chiffres 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0. Cette touche deux caractères (n en haut et 2 en bas) 
Exemple 421², 10².
Saisir les exposants : 0, 2 ,3, ¼ , ½, ¾
Allez dans la " Tables des caractères
"Démarrer/Programmes/Accessoires/Outils système/Tables des caractères
Sélectionnez un exposant. Vous trouverez, en bas et à droite le code qui permet de le saisir .
Exemple½  a pour code [Alt+0189]

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Word 2003  Imprimer le  nom et le chemin d'accès des fichiers

Lorsqu'on a imprimé un document Word ou Excel , on a parfois des difficultés à le retrouver dans Mes documents  pour le modifier ou le réimprimer.
On peut utiliser la fonction recherche (accessible avec la commande Démarrer).On peu aussi écrire à la main les références sur le document imprimé mais le mieux est, sans doute, de le faire écrire par  l'ordinateur lors de l'impression dans la zone  " pied de page" en procédant ainsi :     
 -  d'abord le document doit être affiché,
- ouvrir affichage/entête et pied de page  (si l'affichage n'est pas sur mode page, il y passe automatiquement)
- dans la barre d'outils qui s'affiche, choisir insertion automatique/nom de fichier et emplacement puis fermer.
Ensuite, on peut faire un aperçu pour voir le résultat et l'enregistrement.
Par la même procédure, on peut aussi imprimer le numéro et le nombre des pages….

Pour Excel 2003, la procédure est semblable : Affichage/entête et pied de page/bouton entête personnalisé/bouton illustré d'un porte document/ok/ok

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WORD  : quelques raccourcis utiles .

Créer, ouvrir et enregistrer
Créer  CTRL+N
Ouvrir CTRL+O
Enregistrer CTRL+S

Copier, coller, annuler
Copier CTRL+C
Couper CTRL+X
Coller CTRL+V
Sélectionner tout le document CTRL+A
Annuler la dernière action CTRL+Z
Revenir à l'état avant annulation CTRL+Y
Copier l'en-tête ou le pied de page de la section précédente ALT+MAJ+R
Inverser la casse d'un texte SHIFT+F3

Rechercher et remplacer
Rechercher CTRL+F
Relancer la recherche ALT+CTRL+Y
Remplacer du texte CTRL+H

Sélectionner du texte et des graphismes
D'un caractère vers la droite MAJ+Droite
D'un caractère vers la gauche MAJ+Gauche
Etendre une sélection à la fin d'un mot CTRL+MAJ+Droite
Etendre une sélection au début d'un mot CTRL+MAJ+Gauche
Etendre une sélection à la fin d'une ligne MAJ+Fin
Etendre une sélection au début d'une ligne MAJ+Origine
Etendre une sélection d'une ligne vers le bas MAJ+Bas
Etendre une sélection d'une ligne vers le haut MAJ+Haut
Etendre une sélection à la fin d'un paragraphe CTRL+MAJ+Bas
Etendre une sélection au début d'un paragraphe CTRL+MAJ+Haut
Etendre une sélection au début du document CTRL+MAJ+Origine
Etendre une sélection à la fin du document CTRL+MAJ+Fin
Etendre une sélection à un bloc de texte CTRL+MAJ+F8+Flèches
Annuler le bloc de texte sélectionné ECHAP

Supprimer du texte et des graphismes
Supprimer un mot vers la droite CTRL+SUPPR
Supprimer un mot vers la gauche CTRL+Retour arrière    
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Utilisation d'un logiciel de reconnaissance de caractères pour tranformer une image en texte exploitable par Word
 

1 - Objectif : il s'agit  de transformer  une texte photographié ou scanné pour le rendre exploitable par un traitement de texte. Pour ceci, il faut utiliser un logiciel "OCR" qui reconstituera le texte à partir de l'examen de la forme de l'image de chaque caractère.
Le logiciel OCR le plus connu est sans doute Omnipage, il est très efficace mais il coûte assez cher surtout si on n'en fait pas un usage fréquent.
Ici, on propose  une formule simple et gratuite qui consiste à utiliser le logiciel  "free-OCR on line". Bien que le texte soit en anglais, il n'y a pas grandes difficultés dans la mise en œuvre.

 2 - Principes de fonctionnement de free-OCR on line       Comme l'indique la mention "on line", le logiciel n'est pas  téléchargé sur l'ordinateur mais  les images à analyser  sont envoyées au site "free OCR" par la liaison internet qui fait le traitement et restitue l'analyse. Il suffira ensuite de copier la traduction obtenue sur un document Word et de corriger les défauts de traduction.
La qualité du rendu  est variable, elle dépend de la qualité du support original et de la qualité du logiciel OCR utilisé.  

3 -Mode opératoire

-ouvrir la liaison internet
-ouvrir le site www.free-ocr.com
-compléter  le cartouche "upload image for OCR" de  l'adresse du document. Elle peut être indiquée en allant la chercher par la fonction "parcourir" (si le document comporte plusieurs images, donc plusieurs fichiers, il faudra faire une opération par adresse)
-indiquer la langue (language) dans laquelle est écrite le document (donc français, french)
-taper le texte des deux mots indiqués  (type the two words) . Si l'ordinateur serveur décèle une erreur, il faudra recommencer (ce dispositif sert à éviter des demandes intempestives qui pourraient venir de robots  émettant des spams. Ce  système de filtrage s'appelle un captcha) .
-envoyer en cliquant dans la case "send file"
-attendre quelques instants
-l'image traduite  en texte apparaît dans le cartouche "text recognition result"
-il suffit alors  de coller le résultat dans un document Word voulu (existant ou à ouvrir)
-corriger les anomalies
-recommencer, s'il  a lieu. 

NB : Le logiciel accepte les images dont le poids est inférieur à 2 mégaoctets  (2MB). S'il y dépassement, il faudra réduire l'image.


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